Contratos e acordos comerciais
Monitoramento de fees, condições negociadas, benefícios e regras contratuais para verificar como aparecem na operação efetivamente faturada.
Mais visibilidade, transparência e autonomia sobre suas despesas
O Gestão 360º é o modelo de governança financeira e operacional da BTC para viagens corporativas. Conectamos informações da operação, validamos despesas, acompanhamos condições negociadas e transformamos ocorrências e indicadores em ações para melhorar o controle e a eficiência do seu programa de viagens.
Integração de dados, processos e acompanhamento especializado.
Por que existe
59% dos gestores de viagens têm dificuldade em equilibrar controle de custos.
Uma fatura isolada não explica, sozinha, toda uma viagem. Uma reserva não confirma o que foi pago. E um dashboard não resolve automaticamente uma cobrança divergente. Para ter governança, é preciso cruzar informações, conhecer as regras comerciais, tratar exceções e manter uma rotina de acompanhamento.
O Gestão 360º foi criado para atuar justamente nesse espaço: entre a execução da viagem e a gestão financeira do resultado.
StakeholdersCamada BTCResultado
AgênciaMeios de PagamentoFornecedoresSistemas internos
BTCGestão
360º
360º
Governança Financeira
- Visibilidade
- Transparência
- Validação
- Saving
- Decisão
- Compliance
A disponibilidade e o formato das informações definem o desenho de cada implantação.
O que acompanhamos
Política de viagens e processos
Leitura dos padrões de compra, aprovação e exceção, conectando regras internas às decisões que influenciam custo, eficiência e experiência operacional.
Aéreo, hospedagem e locação
Análise financeira das principais categorias de viagem, incluindo tarifas, taxas, serviços adicionais, cancelamentos e cobranças posteriores à utilização.
Despesas e meios de pagamento
Cruzamento de faturas, cartões, boletos e relatórios operacionais para identificar cobranças divergentes, duplicidades e valores que exigem verificação adicional.
Créditos e reembolsos
Acompanhamento de cancelamentos, valores a restituir, créditos pendentes e oportunidades de reaproveitamento, conforme as condições de cada fornecedor.
Documentação e rastreabilidade
Organização e conferência de dados e documentos para facilitar o fechamento financeiro, o controle de pendências e a identificação de informações faltantes.
Indicadores e gestão executiva
Painéis e análises com visibilidade sobre gastos, fornecedores, centros de custo, tendências, achados e status das ações de melhoria.
Onde surgem oportunidades
Pequenas divergências podem atravessar diferentes sistemas e períodos.
- Cobrança duplicada: o mesmo serviço aparece em faturas distintas, no mesmo documento ou em mais de um meio de pagamento.
- Fee fora do contratado: a taxa efetivamente cobrada diverge da condição negociada.
- Acordo não aplicado: uma compra não reflete a tarifa ou a condição comercial prevista, exigindo análise de elegibilidade e disponibilidade.
- Reembolso sem acompanhamento: a devolução foi solicitada, mas ainda não há confirmação de recebimento, utilização ou baixa.
- Despesa de locação posterior ao encerramento: multa, avaria ou cobrança adicional chega em outro ciclo e precisa ser relacionada à viagem original.
- Documentação pendente: um serviço foi cobrado, mas a documentação disponível não permite concluir a conferência sem nova tratativa.
Como atuamos
Nosso processo, em quatro etapas.
Uma camada de governança sobre a sua operação: desde a origem dos dados ao acompanhamento contínuo.
1. Coletamos
Faturas, reservas, aprovações e notas fiscais
2. Reconciliamos
Aéreo, hotel, locação e cartões corporativos
3. Reportamos
Dashboards por centro de custo, para cada área
4. Monitoramos
Política, acordos, fees e contratos
A agência viabiliza a viagem.
O banco processa o pagamento.
Os fornecedores entregam o serviço.
A BTC conecta todas as pontas com governança.
O que sua empresa recebe
Governança que se traduz em informação, acompanhamento e decisão.
01
Relatórios de conciliação
conferência de valores e identificação de diferenças relevantes, conforme escopo contratado.
02
Registro de ocorrências
evidências, classificações e acompanhamento de tratativas.
03
Visões gerenciais
evolução do gasto, padrões de compra, fornecedores, centros de custo e indicadores de interesse da operação.
04
Acompanhamento de oportunidades
valores identificados, em análise, contestados, recuperados ou corrigidos, sem confundir essas etapas.
05
Recomendações de melhoria
ajustes em processos, indicadores, regras e fluxos, discutidos com as equipes responsáveis.
Eficiência financeira
Economia começa com visibilidade. E se consolida com processo.
Nossa experiência em projetos de governança mostra que divergências de cobrança, créditos não acompanhados, condições comerciais não aplicadas e ineficiências de processo podem representar oportunidades relevantes. A dimensão de cada oportunidade depende dos dados, contratos, comportamento de compra e controles já existentes na empresa.
Referência interna de análise: Em determinados diagnósticos e operações acompanhadas pela BTC, uma faixa de 5% a 12% do gasto é utilizada como base de oportunidades financeiras.
Resultados da experiência BTC
Controle que produz oportunidades concretas.
Mais de R$ 300 mil em fees indevidos identificados
A revisão de condições comerciais e de cobranças permitiu apontar divergências relevantes, com evidências para tratamento.
Mais de R$ 200 mil em economia com ajustes de processo
A análise do modelo de compra e dos fluxos operacionais ajudou a transformar oportunidades identificadas em redução de custos.
Casos de projetos distintos, apresentados de forma anonimizada. Valores e resultados dependem das características de cada operação.
Uma solução pensada para operações que precisam de um plano e execução.
O Gestão 360º é especialmente relevante quando há diferentes fornecedores e meios de pagamento, volume recorrente de transações, múltiplos centros de custo, regras comerciais específicas ou pouca integração entre os controles financeiros e operacionais.
Gestão de Viagens
mais visibilidade sobre fornecedores, compra e aderência da política.
Financeiro e Controladoria
maior capacidade de analisar, compreender e identificar oportunidades.
Compras
evidências sobre contratos, condições negociadas e oportunidades de revisão.
Liderança
indicadores consistentes que priorizam a saúde da empresa, melhorias de processos e decisões.
Perguntas frequentes
1. A BTC substitui nossa agência de viagens?
Não. O Gestão 360º é complementar ao trabalho da agência. A BTC atua sobre as informações e os processos financeiros e operacionais, apoiando a conferência de despesas, contratos e resultados sem assumir a função de emissão e atendimento da agência.
2. Precisamos trocar o banco, o cartão ou a ferramenta de gestão de despesas?
Não necessariamente. Começamos avaliando o ecossistema já existente. As formas de recebimento de arquivos, tratamento de dados e eventual integração são definidas de acordo com a estrutura do cliente e a disponibilidade técnica das fontes.
3. O Gestão 360º é um software ou um serviço?
É um modelo de serviço especializado apoiado por tecnologia, processos e análises. A equipe BTC estrutura os controles, acompanha exceções e apresenta informações para que a empresa possa agir sobre elas.
4. O que diferencia o Gestão 360º de um dashboard?
Um dashboard apresenta informações. O Gestão 360º inclui também regras de validação, conciliação, acompanhamento de divergências e recomendações para melhorar o processo. As visualizações são parte da entrega, não o produto inteiro.
5. Quais despesas podem ser acompanhadas?
Conforme o escopo, trabalhamos com aéreo, hotel, locação, cartões corporativos, faturas, taxas, créditos, reembolsos e documentação relacionada às viagens e aos eventos corporativos.
6. Em quanto tempo é possível começar?
O cronograma depende do acesso aos dados, da documentação, do volume de transações e das regras que precisam ser configuradas. Após o diagnóstico, apresentamos as etapas e o prazo estimado de implantação.
7. O Gestão 360º garante determinado percentual de economia?
O propósito é criar visibilidade, rigor de controle e condições para identificar e tratar oportunidades. O resultado financeiro é uma consequência das evidências encontradas e das medidas implementadas.
8. A solução atende apenas grandes empresas?
Não existe um único modelo de contratação. Avaliamos volume, complexidade, diversidade de fontes e necessidade de acompanhamento para definir uma estrutura que faça sentido econômica e operacionalmente.
Sua operação já produz os dados. Vamos transformá-los em mais controle.
Converse com a BTC e entenda como o Gestão 360º pode se adaptar aos desafios e às prioridades do seu programa de viagens corporativas.
Como começamos
- Conversa inicialEntendemos seu cenário.
- DiagnósticoAnalisamos dados e processos.
- Plano de açãoPrioridades e escopo definidos.